Wpisujesz w Copilota policz koszty projektów i dostajesz albo pytanie zwrotne, o którą kolumnę chodzi, albo liczbę, której nie umiesz sprawdzić. Potem ktoś mówi, że próbował i nie działa.
Narzędzie zadziałało poprawnie. Model nie sięga do bazy wiedzy, tylko przewiduje najbardziej prawdopodobny ciąg dalszy tego, co napisałeś. Polecenie „policz koszty projektów” pasuje do tysięcy różnych sytuacji, więc model wybiera środek tego rozkładu, czyli odpowiedź najbardziej przeciętną z możliwych. Wrażenie, że AI odpowiada ogólnikami, nie jest wadą modelu. To wynik nieokreślonego zapytania.
Każda składowa polecenia zawęża ten rozkład. Struktura promptu nie jest zaklęciem ani sztuczką, jest sposobem na odcięcie wszystkiego, czego nie chcesz.
Poniżej pięć składowych w kolejności wpisywania, gotowy prompt do skopiowania i sposób, żeby nie pisać go za każdym razem.
Zanim napiszesz cokolwiek: zamień dane w tabelę
To jedna rzecz, która daje największą różnicę przy najmniejszym wysiłku. Copilot dużo lepiej pracuje na tabeli strukturalnej niż na zwykłym zakresie komórek, bo tabela ma nazwę, jasno oznaczone nagłówki i sama się rozszerza, gdy dopiszesz wiersze. Na luźnym zakresie musi zgadywać, gdzie kończą się nagłówki, a zaczynają dane.
Zajmuje to kilkanaście sekund: kliknij w dowolną komórkę wewnątrz danych, wciśnij Ctrl + T, sprawdź, czy zaznaczona jest opcja „Moja tabela ma nagłówki”, i potwierdź. Potem w karcie „Projekt tabeli” wpisz w polu „Nazwa tabeli” coś, co da się użyć w zdaniu, na przykład tblKoszty. Tę nazwę wkleisz później do promptu.
W przykładach poniżej pracuję na tabeli tblKoszty, 800 wierszy ewidencji kosztów projektowych. Kolumny: Data, Projekt, Kategoria, Dostawca, Kwota netto (zł), MPK, Status akceptacji.
1. Rola. Kim ma być Copilot
Bez roli: Przeanalizuj koszty projektów.
Z rolą: Jesteś kontrolerem finansowym. Analizujesz koszty projektów w firmie usługowej.
Rola nie dodaje modelowi wiedzy, której nie ma. To najważniejsze zdanie o roli, jakie warto zapamiętać. Rola dobiera rejestr, słownictwo i typ treści: kontroler napisze o odchyleniu i przekroczeniu, marketingowiec o tym samym wyniku napisze o dynamice i sukcesie. Rola przesuwa rozkład, nie uzupełnia braków.
Jedno zdanie wystarczy. W internecie „jesteś ekspertem od…” bywa sprzedawane jako sedno promptowania, a jest to składowa najbardziej efektowna i zarazem dająca najmniej. Prawdziwa robota dzieje się w kolejnych czterech.
2. Kontekst. Na czym liczysz i po co
Kontekst ma dwie warstwy i w Excelu obie są potrzebne.
Warstwa pierwsza, dane. Pracuj wyłącznie na tabeli tblKoszty. Kwoty są w kolumnie "Kwota netto (zł)", podział projektów w kolumnie "Projekt", data w kolumnie "Data".
Podaj nazwę tabeli i nazwy kolumn dokładnie tak, jak są w nagłówku, razem z jednostką w nawiasie. Kwota i Kwota netto (zł) to dla Copilota dwie różne rzeczy. Jeśli w skoroszycie jest kilka arkuszy, napisz wprost, którego ma nie ruszać. Ta warstwa rozstrzyga rzecz, która w narzędziu firmowym jest najważniejsza: czy odpowiedź pochodzi z Twoich danych, czy z ogólnej wiedzy modelu.
Warstwa druga, sytuacja. Przygotowuję komentarz do miesięcznego pakietu dla zarządu, który zna liczby i chce wiedzieć, co z nimi zrobić.
Ten sam wynik brzmi zupełnie inaczej, gdy jest tłumaczeniem gorszego miesiąca, a inaczej, gdy jest ostrzeżeniem przed problemem, który dopiero nadejdzie. Bez tej warstwy dostaniesz liczby policzone poprawnie i komentarz, który pasuje do każdej firmy w Polsce.
Test na to, czy Twój prompt ma obie warstwy: gdy brakuje pierwszej, psuje się liczba. Gdy brakuje drugiej, liczba jest dobra, a tekst obok niej nadaje się do wyrzucenia.
3. Zadanie. Co ma zrobić
Źle: Zrób analizę kosztów.
Dobrze: Policz sumę kolumny "Kwota netto (zł)" w podziale na projekty, za okres od 1 kwietnia do 30 czerwca, wyłącznie dla wierszy ze statusem "Zaakceptowana".
Zadanie zaczyna się od jednego czasownika: policz, porównaj, wypisz, streść, przepisz. Nie „pomóż mi z”, nie „zajmij się”. Czasownik ma być jeden, bo dwa zadania w jednym poleceniu prawie zawsze kończą się tym, że drugie jest zrobione po łebkach.
Do czasownika dokładasz trzy rzeczy: jaka miara, jaki przekrój, jaki filtr. Plus okres, jeśli dane obejmują więcej niż jeden miesiąc.
4. Format. Jak ma wyglądać wynik
Wersja do arkusza: Wynik podaj jako tabelę z kolumnami: Projekt, Suma kosztów netto, Udział procentowy w kosztach ogółem.
Wersja do maila: Napisz trzy zdania podsumowania dla dyrektora finansowego. Każde zdanie ma zawierać konkretną liczbę. Nie używaj słów "dynamiczny", "kluczowy" i "znaczący".
Format jest najtańszą składową do dopisania i drugą pod względem zwrotu. Decyduje o tym, czy wynik wklejasz, czy przepisujesz. Bez niego dostajesz akapit opisowy tam, gdzie potrzebowałeś tabeli, albo tabelę tam, gdzie miały być trzy zdania do wiadomości.
Zakaz konkretnych słów wygląda na fanaberię, dopóki nie przeczytasz na głos dwóch wersji obok siebie. Druga brzmi jak notatka kontrolera, pierwsza jak folder reklamowy.
5. Ograniczenia. Czego nie wolno
Ta składowa wypada z promptu najczęściej i kosztuje najwięcej, bo jej brak nie jest widoczny w odpowiedzi. Wynik wygląda tak samo profesjonalnie niezależnie od tego, czy liczba pochodzi z tabeli, czy z oszacowania.
Trzy zdania warte wpisania na stałe:
Korzystaj wyłącznie z danych z tabeli. Nie uzupełniaj brakujących wartości.Nie podawaj przyczyn odchyleń, bo nie ma ich w danych. Jeśli czegoś nie da się ustalić z tych kolumn, napisz to wprost zamiast szacować.Nie zaokrąglaj kwot. Podaj wartości z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Środkowe zdanie jest w finansach ważniejsze niż gdziekolwiek indziej. Model, który nie zna przyczyny odchylenia, wygeneruje przyczynę prawdopodobną, a nie prawdziwą, i zrobi to zdaniem, które brzmi rozsądnie. Ograniczenie jest jedyną bramką, jaką masz przed ręcznym sprawdzeniem wyniku.
Ograniczenia nie sprawiają, że AI przestaje się mylić. Sprawiają, że częściej przyznaje się, że nie wie.
Która składowa daje najwięcej
Z tej piątki największy zwrot dają kolejno: kontekst, ograniczenia, format, zadanie i dopiero na końcu rola. To bywa zaskoczeniem, bo rola jest tą składową, o której mówi się najwięcej.
Jeśli masz wdrożyć od jutra tylko jedną, weź ograniczenia. Pozostałe cztery poprawiają odpowiedź. Ta jedna pilnuje, żeby była prawdziwa.
Dlaczego Microsoft liczy do czterech
Jeśli sięgniesz do dokumentacji Microsoftu, znajdziesz tam nie pięć części, tylko cztery: cel, kontekst, oczekiwania i źródło. To nie jest sprzeczny system, tylko to samo nazwane inaczej. Cel to nasze zadanie, oczekiwania to nasz format, kontekst zgadza się wprost. Roli i ograniczeń Microsoft osobno nie wyróżnia, za to wydziela źródło, czyli wskazanie, na czym narzędzie ma pracować: te pliki, ten arkusz, ten okres.
Różnica bierze się stąd, że Microsoft opisuje narzędzie mające dostęp do Twoich dokumentów, a większość poradników opisuje czat bez takiego dostępu. W Copilocie w Excelu źródło jest częścią pierwszej warstwy kontekstu i dlatego ta warstwa idzie w tym wpisie przed sytuacją. W czacie w przeglądarce nie masz czego wskazać, więc zostaje sama sytuacja.
Pełny prompt do skopiowania
Jesteś kontrolerem finansowym. Analizujesz koszty projektów w firmie usługowej.
Pracuj wyłącznie na tabeli tblKoszty. Kwoty są w kolumnie "Kwota netto (zł)",
podział projektów w kolumnie "Projekt", data w kolumnie "Data",
status w kolumnie "Status akceptacji". Przygotowuję zestawienie na miesięczne
spotkanie z zarządem, który zna liczby i chce wiedzieć, gdzie reagować.
Policz sumę kosztów netto w podziale na projekty, za okres od 1 kwietnia
do 30 czerwca, wyłącznie dla wierszy ze statusem "Zaakceptowana".
Wynik podaj jako tabelę z kolumnami: Projekt, Suma kosztów netto,
Udział procentowy w kosztach ogółem. Posortuj malejąco po kwocie.
Pod tabelą dodaj jedno zdanie o tym, które dane pominąłeś i dlaczego.
Korzystaj wyłącznie z danych z tabeli, nie uzupełniaj brakujących wartości.
Nie podawaj przyczyn odchyleń, bo nie ma ich w danych. Jeśli czegoś nie da się
policzyć z tych kolumn, napisz to wprost zamiast szacować.
Nie zaokrąglaj kwot, podaj je z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Zdanie o pominiętych danych to najtańsza kontrola, jaką możesz sobie dodać. Zwykle właśnie tam wychodzi, że sześćdziesiąt wierszy miało pusty status i wypadło z sumy.
Nie musisz pisać tego za każdym razem
Najczęstsza reakcja na taki prompt brzmi: nie będę pisał elaboratu przy każdym pytaniu.
I nie musisz. Cztery pierwsze akapity to instrukcja, nie pytanie. Wklej je raz, jako pierwszą wiadomość rozmowy z Copilotem. Potem pytaj krótko:
policz to samo dla trzeciego kwartału
pokaż tylko kategorię "Podwykonawcy"
Odpowiedzi będą tej samej jakości co po długim promptcie, bo instrukcja obowiązuje do końca rozmowy. Długi prompt jest kosztem wejścia, nie kosztem stałym.
To samo zapisane na stałe w Copilot Studio przestaje być rozmową, a staje się narzędziem, które ma swoją rolę i swoje zasady, i które możesz dać całemu działowi. To temat na osobny wpis.
Zanim wkleisz wynik do raportu
Dwie kontrole, obie po minucie.
Suma kontrolna. Zanim zapytasz Copilota, policz jedną liczbę sam. =SUMA(tblKoszty[Kwota netto (zł)]) i zapamiętaj wynik. Jeśli suma z odpowiedzi się nie zgadza, wiesz o tym od razu, a nie na spotkaniu.
Dwa wiersze. Weź z odpowiedzi jeden projekt i sprawdź jego kwotę filtrem na tabeli. Potem drugi. To nie jest audyt, to test, czy Copilot trafił w te kolumny, o które Ci chodziło.
Kontrola wyniku jest częścią pracy z AI, nie oznaką braku zaufania do narzędzia. Pod liczbą podpisujesz się Ty, nie ono.
Podsumowanie
Pięć składowych, w kolejności wpisywania:
- Rola. Kim ma być Copilot. Jedno zdanie, efektowne, ale najmniej istotne.
- Kontekst. Na czym liczy: nazwa tabeli i kolumny z nagłówka. Po co i dla kogo: sytuacja i odbiorca.
- Zadanie. Jeden czasownik plus miara, przekrój, filtr i okres.
- Format. Tabela z konkretnymi kolumnami albo trzy zdania z liczbami.
- Ograniczenia. Nie dopisuj danych, nie podawaj przyczyn spoza tabeli, nie zaokrąglaj.
Pokażę to na żywo
W poniedziałek 21 września o 19:30 prowadzę bezpłatny webinar „Excel + AI z Copilotem: 3 rzeczy, które zrobi za Ciebie w 10 minut”. Godzina na prawdziwych danych: brzydki eksport z systemu zamieniony w gotowy raport, formuły pisane poleceniem zamiast szukania składni, i miejsca, w których Copilot się myli.